Importar Archivos de Facturas
Desde esta opción se permite importar los archivos generados por las droguerías (por ej. Suizo/Barracas, Del Sud, Monroe, Kellerhoff) con las Facturas de Compra de un periodo determinado, y de esta manera facilitar a la farmacia el manejo del Libro IVA Compras; como así también los comprobantes generados por las Droguerias que utilicen el Sistema de Droguería Plex DR (Quantio).
Archivos de ejemplo a descargar desde la drogueria para importar:
Suizo/Barracas:detalle_comprobantes_07-03-2018 09_33_55.txt
Del Sud:comprobante.txt
Monroe:DMA-Export_comprob.dat
Kellerhoff:Kell10042018-A001400830910.txt
Solo deberá seleccionar el proveedor, cargar el archivo, luego presionar Cargar Archivo o presionar Importar desde Quantio dependiendo el caso.
Luego visualizará los productos de los comprobantes en la grilla.
En el caso de que, al cargar el archivo, cuente con comprobantes duplicados, estos se visualizarán resaltados en otro color, y luego deberá elegir que acción tomar, si ignorarlos o actualizar los mismos.
Control de líneas
Para todas las Droguerías, y si se encuentra habilitada la configuración para dicho control, al cargar el archivo se abrirá una ventana con todos los productos que tiene el archivo. En esta ventana podrá aplicar un control de recepción contra factura, es decir pistolear los productos recibidos y marcarlos en los renglones de la factura, o elegir de a uno y con la tecla <Enter> poner la cantidad recibida. Una vez finalizada la carga del archivo, de haber diferencias, informará para mostrar un reporte con las mismas.
También se puede seleccionar todo con <Ctrl +M> para seleccionar todo y con <Ctrl +R>se podrá marcar todo como recibido.
Algunos productos poseen un CODEBAR alternativo asociado al CODEBAR principal, para que al disparar el lector lo vincule al producto.
Se debe tener en cuenta que los Productos que no se marquen como recibidos no se incorporarán al Stock.
Por otro lado, en el caso de estar configurado para poder importar trazables (esto se puede hacer llamando a la mesa de Ayuda de Galbop) se podrán pickear trazables y productos con control de vencimientos, por lo cual se podrá dar de alta al momento de importar una factura de compra e incorporar en el Stock. Se deberá realizar la carga manual de los siguientes datos de los productos trazables y vencibles: Series - Lotes – Vencimientos. (Ver debajo Importar Facturas – Trazabilidad)
Al confirmar la importación de un archivo con líneas de factura se advertirá claramente la cantidad de productos sin recibir y la cantidad de productos con diferencia de recepción. El operador deberá decidir si continúa o no.
Esta configuración le permite a la farmacia verificar que lo entregado coincida con lo recibido y, como resultado del proceso quedan (eventualmente) los que vinieron facturados,pero no fueron entregados por la Droguería.
Para el caso de una carga Manual teniendo esta configuración o la edición de un producto, la cantidad que se carga en Cantidad se pondrá por defecto en Recibido, para luego de ser necesario cargar la cantidad realmente recibida.
En el caso de las importaciones de Quantio, cuando un producto se encuentra oculto o no existe en el Sistema no se permitirá importar el comprobante de compra, deberá comunicarse con el encargado del padrón de productos o al personal de Galbop S.R.L.
Por otro lado, si en la recepción de las facturas existe al menos un producto inhabilitado para la compra, (tanto en la carga de factura manual o por archivo), saldrá un aviso.
Importante |
Los archivos de Droguerías podrán importarse una sola vez, al igual que las importaciones desde Quantio. |
En el caso de tener configurado en el sistema el Control de productos habilitados para compra (esto se hace desde el Admin), al momento de recepcionar una factura de compra (ya sea desde Archivo, WebService o Manual), SIEMPRE se debe realizar el alta de stock, independientemente de que el producto esté o no habilitado para la compra.
Tener en cuenta que, si se tiene configurado el control de Presupuesto de Compra, puede darse el caso que, al momento de confirmar la Factura, le advierta que no puede registrarla, ya que el importe para ese Tipo de Gasto/Rubro supera el importe asignado por la Auditoria de la Farmacia. Deberá comunicarse con el Auditor para que él tome la decisión de solucionar.
Esta modalidad se utiliza para poder controlar que las Farmacias no compren más productos de lo presupuestado, y de esta manera tener un mayor control de lo que se pide.
Importante |
Es importante el tener en cuenta que, si se tiene configurado la actualización del Precio de Venta, a partir del Costo del Producto, se actualizará el Costo en el padrón recalculándose el Precio de Venta siempre y cuando la Factura de Compra sea registrada y el margen cargado sea mayor a 0,00. |
Producto Trazable
Para el caso del detalle de la Factura, la forma de carga de los Productos es igual a como se realiza en el Stock. Y la inserción del producto al Stock se realiza de la misma manera, esperando que la ANMAT confirme el Alta.
Para el caso de los Trazables y la carga del Costo, solo tendrá que cargarle el importe al primer trazable y luego los siguientes se cargarán con ese valor automáticamente.
Tener en cuenta que el nro. de serie cargado no se podrá editar si el comprobante está Confirmado.
Puede si lo desea cargar el Trazable asociándolo por las Transacciones No Confirmadas (Stock / Trazabilidad/No Confirmada).
Se podrán registrar productos trazables mediante la carga manual y a través de la importación de Facturas.
Importar Facturas – Trazabilidad
Luego de cargar el archivose visualizará una pantalla para el control de las líneas de compras. Luego deberá escanear el código de barras con el lector, hacer doble clic o presionar Enter sobre el producto trazable.
Se abrirá una ventana “Series/Lotes”. Dentro de esta ventana, presionar el botón “Buscar Pendientes de traza”.
Aparecerá una ventana emergente que permitirá seleccionar el producto trazable que está consultando.
Esta ventana mostrará los datos del producto seleccionado, incluyendo: Código de transacción, Fecha, Origen, Gtin, Productos, Lote, Serie, Remito / Factura y Evento.
Al hacer clic en "Aceptar", los valores correspondientes al comprobante se registrarán en la
ventana de Lotes / Series.
Si ha solicitado una caja, solo se mostrará una línea. Si ha solicitado más cajas, se verán todas las líneas correspondientes, listas para ser seleccionadas con la barra espaciadora. Una vez seleccionadas, se agregarán a la ventana de “Lotes / Series” con sus datos respectivos: lote, vencimiento, serie y cantidad.
Una vez que se hayan seleccionado todos los registros trazables de la factura y se haya marcado el estado de los demás productos como recibidos o no recibidos, presionar el botón "Aceptar".
A continuación, aparecerá un aviso que indicará: "¿Desea visualizar el control de los productos
trazables?"
Si selecciona "Sí", se abrirá una ventana emergente para que proceda a trazar los productos.
Si selecciona "No", los productos quedarán en "Stock > Trazabilidad > Transacciones no
Confirmadas" y podrán ser gestionados desde esa opción.
Al presionar “Si” se abrirá una ventana llamada “Trazar Productos” en la cual visualizará todos los productos trazables de la/las facturas.
Esta ventana permite trazar los productos mediante la combinación de teclas “Alt+T” (que se visualiza en la ayuda en línea presionando F1) o presionando el botón “Trazar”.
Además, contiene información sobre los productos previamente recepcionados, incluyendo: nombre del producto, lote, vencimiento, serie, cantidad y estado.
La columna “Estado” filtrará el estado de la traza al momento de realizar la acción. Los estados disponiblesson: Pendiente, Rechazado y Aceptado.
Deberá presionar el botón "Trazar" o utilizar la combinación de teclas "Alt+T" para trazar productos.
Luego el sistema procesará los productos trazables y les asignará el estado correspondiente.
Al presionar el botón “Salir”, se visualizarán los respectivos avisoscorrespondientes a la carga de facturas.
Aparecerá un mensaje consultando si desea imprimir el reporte de Auditoría deTrazables.
En este informe, se visualizarán todos los datos de los productos trazables previamente cargados
asociados a su correspondiente factura con la siguiente información: Producto,
Factura, Código de Transacción, Lote, Serie, Vencimiento, Estado y Precio Unitario.
El informe también puede volver a imprimirse si se desea, desde el módulo “Compras > Administración deCompras”.
Carga de Producto Vencibles
Para el caso de Productos Vencibles es igual que Stock, deberá a parte cargar los campos Cantidad, Lote y Fecha de Vencimiento del Producto, para poder saber que productos están con fecha de vencimiento próxima, en el caso de ya existir se incrementará la cantidad al mismo, sino creará un Lote nuevo. Si tiene configurado Lote Automático, los lotes se armarán a partir de la Fecha de Vencimiento. En la ventana de edición del Producto, podrá visualizar para estos, todos los Lotes que posee.
Impresión de Código de Barras y Etiquetas de Vencimiento
Parados sobre los productos presionando estás opción podrá imprimir una cantidad de etiquetas con el código de barra (con sus vencimientos de ser un producto vencible) de los mismos en una impresora Zebra.
Además, sobre esta ventana si presiona <Alt+E> aparece una ventana que le permite configurar el desplazamiento (dots) horizontal y vertical de cada etiqueta.
Descuentos y Recargos
Si se tiene configurado desde el Administrador de Plex 25 también podrá cargar descuentos y recargos aplicados al producto, ya sea de manera general en la cabecera de la grilla.
O en el detalle de cada producto, parados sobre el campo P.Compra presionar la tecla <+> (más). Ahí deberá cargar el Precio de Compra (Precio de Lista), el descuento (anteponiendo el signo menos adelante, y un recargo anteponiendo el más).
Luego de cargar los mismos, quedará terminada la carga del comprobante, se preguntará (dependiendo de cómo se tiene configurado) si se desea incluir los movimientos al Stock.